Cách sắp xếp, lập danh mục và lưu trữ hồ sơ hiệu quả

Để trở thành một người quản lý hồ sơ chuyên nghiệp, bạn không thể không chú trọng đến việc lưu trữ hồ sơ. Công việc tưởng như đơn giản nhưng nếu không có sự đầu tư thì bạn sẽ khó có thể thành công được. Hãy xem những gợi ý của chúng tôi dưới đây để biết cách quản lý hồ sơ hiệu quả hơn nhé.

1. Hướng dẫn cách sắp xếp hồ sơ

Để tìm kiếm hồ sơ một cách nhanh nhất và chính xác nhất thì trước tiên bạn cần biết cách sắp xếp chúng đã. Vậy sắp xếp hồ sơ như thế nào để tiện cho việc lưu trữ? Bạn hãy xem những cách sau đây nhé:

Sắp xếp hồ sơ để thuận tiện cho việc lưu trữ

– Cách sắp xếp theo tính chất: Mỗi doanh nghiệp đều có rất nhiều loại hồ sơ khác nhau. Mỗi loại hồ sơ này lại thuộc những tính chất khác nhau. Chẳng hạn như hồ sơ đã giải quyết, hồ sơ chờ giải quyết, hồ sơ chờ phản hồi,… Hãy dựa vào những tính chất này để phân loại và lưu trữ hồ sơ hợp lý.

– Cách sắp xếp theo mẫu tự: Mỗi bộ hồ sơ lại có một tên gọi khác nhau đúng không nào. Vậy thì bạn hãy sắp xếp chúng dựa theo ký tự bảng chữ cái A, B, C nhé.

– Cách sắp xếp theo thời gian: Mỗi bộ hồ sơ bạn sẽ phải giải quyết ở những thời điểm khác nhau. Phân loại theo thời gian cũng là một cách hay giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm. Chẳng hạn hồ sơ nào đến trước xếp trước, hồ sơ nào đến sau xếp sau.

2. Hướng dẫn lập danh mục lưu trữ hồ sơ

Chỉ sắp xếp hồ sơ không thôi thì chưa đủ, bạn cần phải tạo một danh mục để khi cần bạn có thể tìm kiếm hồ sơ dựa theo danh mục này. Danh mục hồ sơ sẽ giúp bạn hệ thống được toàn bộ hồ sơ của công ty. Những lưu ý bạn cần nắm khi tạo danh mục đó là:

Lập danh mục hồ sơ cần cụ thể và chính xác

– Danh mục càng cụ thể, càng chi tiết càng tốt. Hãy đưa nó vào máy tính của bạn để tiện cho việc quản lý. Như vậy thì bất cứ khi nào bạn cần bạn cũng có thể mở máy tính lên để kiểm tra. Trong phút chốc, bạn sẽ tìm được tài liệu mà bạn cần.

– Thường xuyên cập nhật danh mục lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ của doanh nghiệp sẽ được cập nhật khá thường xuyên. Mỗi khi có thêm bộ hồ sơ mới, bạn cần phải bổ sung ngay vào danh mục để tránh nhầm lẫn hoặc sai sót sau này. Cách làm này cũng bạn không để thất lạc hồ sơ.

3. Hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ

Biết cách sắp xếp rồi, lên được danh mục rồi thì việc còn lại bạn cần làm là chú ý đến vị trí lưu hồ sơ. Đây là vị trí cố định và phải thuận tiện cho việc cất cũng như lấy hồ sơ. Một vài mẹo nhỏ giúp bạn lưu trữ được thuận tiện nhất như sau:

– Mỗi một tập hồ sơ lưu trữ bạn nên dán bên ngoài một loại nhãn riêng để dễ dàng phân biệt.

– Đánh số thứ tự ở góc phải của bộ hồ sơ.

– Dán nhãn danh mục hồ sơ ở phía bên ngoài cánh tủ nơi lưu trữ.

Bạn có biết vì sao những nhân viên thư viện có thể lấy đúng quyển sách bạn cần chỉ trong phút chốc không? Đó là nhờ cách lưu trữ hồ sơ khoa học này đấy. Bạn cũng có thể áp dụng nó để công việc của mình được thuận lợi hơn. Ngoài ra, bạn có tìm hiểu thêm về các mẹo vặt lưu trữ tại http://www.luuhoso.com/meo-luu-tru-ho-so-chung-tu-mot-cach-khoa-hoc.html để giúp ích cho công việc của mình.

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh

Điện thoại: +84 28 6258 9547 – +84 28 6258 9548

Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Quảng cáo

No comments.

Leave a Reply